Familienorganisation: Wir suchen die perfekte Lösung

Familienorganisation:

Was fällt euch zu diesem Thema als Erstes ein? Bei mir ist es sicher das Stichwort „Chaos“. Nicht, dass ich oder mein Mann chaotisch wären, ganz im Gegenteil. Aber es gibt diesen einen Bereich in unserem Leben, welcher einfach viel effizienter sein könnte. Dazu aber fehlen uns die Instrumente – was mich sehr stört. Das würde ich jetzt gerne ändern.

Ich hoffe, dass viele von euch sich hier am Schluss des Beitrags mit Feedback beteiligen werden, damit wir zusammen eine tolle Lösung erstellen können.

Primäres Ziel:

Alle Termine, die für die Familie relevant sind, sind übersichtlich an einem Ort erfasst und werden auf einen Blick von allen Familienmitgliedern gesehen. Sie sind einfach zu pflegen.

Teilziele:

  • Keine Doppelerfassung von Terminen
  • Einfache Erfassung der Termine (Handling)
  • Simple Integration / Verknüpfung von Business- & Privatterminen, so, dass aber nur die relevanten Daten von den anderen Familienmitgliedern gesehen werden
  • Kommen Zettel nach Hause: Termin wird erfasst und der Partner bekommt die Info, was eingetragen wurde – ein Tool muss also eine Info auslösen
  • Reminder müssen automatisch kommen (als Standardeinstellung)
  • Funktioniert plattformübergreifend (PC/Mac, iOS, Android)

Vielleicht werden diese Ideen von Google, Samsung, Microsoft oder Co. aufgenommen und etwas Neues geschaffen. Etwas, was uns Eltern das Leben einfacher machen wird.

Unser Fall-Beispiel

Mein Mann ist zu 100% berufstätig, ich habe im bis kürzlich Jahr 80% gearbeitet. Bis Ende Januar bin ich zu Hause – dann fange ich meinen neuen Teilzeitjob an (70%).
Wir haben zwei Kids. Der Kleine geht in den Kindergarten, die Grosse (13) in die erste Gymiklasse.

Es ist eigentlich nie vorgekommen, dass ein Termin vergessen wurde, aber die Abstimmung der verschiedenen Termine ist nicht ganz ohne und mit viel Gesprächsbedarf und komplizierter Organisation verbunden.
So ist zum Beispiel ein Zettel mit dem Halbjahresplan der Schule mal nicht nach Hause gekommen.  Wir haben dann nicht verstanden, weshalb alle Termine so kurzfristig mitgeteilt wurden (dabei waren die Monate im voraus ja verteilt worden, nur wir wussten es nicht).
Weiter gehen manche Mails an den Vater, andere an die Mutter. Manche auch per WhatsApp an die Tochter. Die Tochter ist ein Teenie und hat nicht wirklich Interesse, uns ihre Termine mitzuteilen.

Vorhandene Tools

Instrumente des Vaters

  • Outlook Business Kalender, mit iPhone synchronisiert
  • Privates Gmail
  • Facebook Messenger

Instrumente der Mutter

  • Outlook Business Kalender (kommt wahrscheinlich)
  • Privater Google Kalender (wird wenig genutzt) / Gmail
  • A4 Monats-Kalenderblätter mit allen Events und privaten Terminen: Bevorzugtes Instrument, da es immer auf dem Sofa liegt und sofort verfügbar ist, wenn man schnell was eintragen muss. Nachteil: Alle anderen sehen die Termine nicht automatisch
  • Facebook Messenger

Instrumente der Tochter

  • Briefe: Von der Schule / Kirche
  • WhatsApp: Lehrer schickt Termine / Gruppenchats
  • Zettel
  • Facebook Messenger

Instrumente des Sohnes

  • Zettel (vorwiegend)
  • Mails (selten)

Gemeinsames Tool

  • Familien-Wandkalender mit Monatsübersicht für alle vier Personen (Papier). Hier kommen vor allem Abend-Termine rein, damit wir rechtzeitig reagieren können, wenn wir beide am Abend verplant sind. Abstimmung erfolgt weiterhin per Facebook Messenger.

Was bisher nicht geklappt hat

  • Termine im gmail Kalender des Partners eintragen: Reminder kamen auf dem Smartphone nicht durch, Übersicht war nicht vorhanden (weil zB ein grosser Bildschirm nicht permanent verfügbar)
  • Familienkalender: Hat man etwas eingetragen, wusste der Partner nicht, was ansteht. Wir mussten also am Sonntag jeweils alles besprechen. Das war zu aufwändig
  • Zettel auf den Kühlschrank hängen und Termine eintragen: Problem wie oben „ich habe Zettel nicht gesehen“

Mögliche Lösungswege

Es gibt einen einzigen Kalender, welcher alle nötigen Termine der einzelnen Familienmitglieder beinhaltet. Dieser muss elektronisch sein, damit man auch von unterwegs Termine eintragen kann.

Ein Kühlschrank-Familien-Terminal: Papierkalender in elektronischer Form
Denkbar wäre hier ein Kühlschrank mit einem integrierten Tablet in Maxigrösse. Hier kann man direkt den ganzen Monat sehen und auch direkt Termine eintragen. Werden Termine über andere Geräte eingetragen, erscheinen diese automatisch auf dem Kühlschrankkalender (ähnlich der Lösung von Microsoft, also Realtime view). Das Eintragen sollte per Stift, Tastatur oder Sprachbefehl möglich sein.

Das Handling wäre supereinfach, die Übersicht vorhanden, man müsste keine Geräte anschalten. Ziel erfüllt.

Offen wäre die Kombination von Privatem und Business-Account, damit nur relevante Termine vorhanden sind.

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So (Foto oben) oder so (unten – natürlich ohne die Zettel auf der Seite)?
Der Kalender im Bild ist aus cozi – einer App für Familienorganisation -> man könnte natürlich auch einen iPad Pro am Kühlschrank mit Klettband anbringen, aber das wäre nur eine Teillösung und die Synchro nicht ideal.

Die Idee wäre, dass der Kalender ein „haptischer Ersatz“ für den Familienkalender wäre, also so wie ein Bild auf der Wand. Das Bild nimmt man immer wahr – man muss es nicht zuerst – so wie beim Laptop – anmachen, warten….warten…Programm aufmachen etc. Das dauert viel zu lange, weshalb man dann vielleicht gar keine Lust hat, den Kalender zu öffnen. Und auf dem Smaphone ist der Bildschirm eh zu klein für eine Gesamtübersicht oder um das mit der Familie zu besprechen.

Man kann auch weiterspinnen.
Ich sage: „Kühlschank! Kalender!“ und der Kalender geht auf. Oder aber „TV! Kalender!“ und dieser geht dort auf. Das wäre eine One /No -Click Lösung.

KühlschrankkalenderDamit beide Eltern auch die „Zettel“ sehen welche jeweils mit nach Hause gebracht werden, kann man einen eigenen Stempel erstellen lassen. Das würde dann so aussehen:

Stempelvorlage

 

Weiter offene Fragen: Zusammenarbeit Schule – Eltern

Was könnte die Schule tun, um die ebenfalls eine Struktur reinzubringen? Ideal wäre es, wenn die Schulen alle mit einem System ausgestattet wären und dadurch die Möglichkeit bestehen würde, dass die Lehrpersonen ebenfalls online einen Kalender führen und die Eltern einfach die benötigten Kalender in den eigenen Kalender reinziehen könnten. Auch hier müsste jeweils eine Meldung kommen, wenn etwas neu dazukommt oder verschoben wird.
Ich bin mir sicher, dass so ein System mittelfristig zu Kostensenkungen und zu viel mehr Effizienz führen würde. Aber eben auch zur Entlastung von Lehrpersonen und Eltern.
Natürlich kann man das auch mit einer Ablage verbinden, auf die die Dokumente für die Eltern hochgeladen werden. So aber würden keine Termine untergehen.

Generell:
Ich wäre ja eine Befürworterin von Tagesschulen: Die Kids wären bis 15 Uhr in der Schule, die Eltern könnten zB mit einem Teilzeitpensum von 80% ebenfalls täglich bis 15 Uhr arbeiten und im Anschluss würde man zusammen essen und Termine wahrnehmen.
Ich selbst habe die letzten 2,5 Jahre meiner Schulzeit (inklusive Matur) in Polen verbracht, und da hatten wir es genau so. Das war super für die Eltern und für die Kids. Dieses Modell könnte auch den Fachkräftemangel entschärfen, da die Frauen Beruf und Familie besser vereinbaren könnten. Es gibt so viele gebildete und intelligente Frauen, welchen vielleicht das Dach zu Hause auf den Kopf fällt, weil Schule und die Arbeitszeiten überhaupt nicht aufeinander abgestimmt sind und sie deshalb ungewollt zu Hause bleiben müssen. Arbeitgeber, die das erkennen und flexible Arbeitszeiten anbieten, gibt es immer noch viel zu wenige. Bravo an diejenigen, die flexibel sind.
Nur können Arbeitgeber natürlich nicht so viele Wochen Ferien anbieten, wie das in der Schule der Fall ist. Deshalb sollten auch hier Strukturen geschaffen werden.

Eure Ideen

So, jetzt seid ihr dran. Was habt ihr für Ideen? Was funktioniert bei euch gut? Ihr könnt mir Feedback im Kommentarfeld eintragen oder aber bei den zwei Facebook-Posts:

Voilà: Hier mein spontaner Beitrag zum Thema „Familienorganisation“.Bin gespannt auf eure Feedbacks 🙂

Posted by Justyna Grund on Mittwoch, 9. Dezember 2015

 

An alle Eltern: Sagt mal, wie handhabt ihr das eigentlich mit der Terminplanung?  – elektronischer (gemeinsamer)…

Posted by Justyna Grund on Dienstag, 8. Dezember 2015